• La IA está revolucionando funciones rutinarias como escanear documentos, enrutar formularios, abrir archivos o emitir trabajos de impresión.
• Los tomadores de decisiones de TI están adoptando cada vez más la IA y la están integrando en herramientas que ya usan, incluidas impresoras multifunción, sistemas en la nube y plataformas de gestión de documentos.
• Aunque muchas empresas reconocen el potencial de la IA, a menudo carecen de una hoja de ruta clara para su integración. Esto ocurre especialmente en entornos con sistemas heredados o con estrictas exigencias de cumplimiento normativo.

Introducción

En todos los sectores y en empresas de todos los tamaños, la inteligencia artificial (IA) está redefiniendo la forma en que se captura, procesa, protege y comparte la información. Ya sea para conciliar estados financieros, gestionar historiales clínicos en el sector sanitario o clasificar documentos legales, las organizaciones actuales aprovechan la IA para modernizar y optimizar los procesos documentales. La IA ya no es un concepto futurista; es una herramienta práctica que se está integrando en las operaciones diarias. Esto es especialmente cierto en el mundo de la impresión y la automatización de flujos de trabajo.

La prueba está en cómo los responsables de TI están invirtiendo e implementando la IA. Según una encuesta de usuarios finales sobre la preparación para la IA realizada por Keypoint Intelligence, el 95 % de las empresas en Estados Unidos estaban al menos explorando activamente, si no invirtiendo ya, en la IA para flujos de trabajo documentales. El abandono de los procesos manuales y los sistemas desconectados refleja una creciente necesidad de mayor velocidad, inteligencia y seguridad en el trabajo diario.

Para el canal de tecnología de impresión y espacio de trabajo, este impulso representa una oportunidad crucial para replantear las soluciones de impresión e imagen como facilitadores esenciales de la transformación digital (DX). A medida que la IA se integra más en la forma de trabajar, los proveedores que puedan combinar la tecnología inteligente con la orientación estratégica estarán mejor posicionados para liderarnos hacia el futuro.

Reimaginando el papel de la impresión en el lugar de trabajo

La IA ya no se limita al análisis administrativo ni a los pilotos experimentales. En el entorno laboral actual, está revolucionando funciones rutinarias como escanear documentos, enviar formularios, acceder a archivos o emitir trabajos de impresión. Innovaciones tecnológicas como el aprendizaje automático, la visión artificial y el procesamiento del lenguaje natural permiten que los periféricos multifuncionales (MFP) y los sistemas documentales interpreten, clasifiquen y tomen decisiones sobre el contenido en tiempo real.

A continuación se muestran algunos ejemplos de IA en acción:

• Los bufetes de abogados están utilizando MFP que distinguen entre contratos y declaraciones, archivando automáticamente los documentos por tipo de caso.
• Las clínicas de atención médica están redactando datos personales de salud antes de transmitir archivos de forma segura, lo que reduce el riesgo de violaciones a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA).
• Las aseguradoras utilizan la IA para extraer y validar datos de los formularios de reclamaciones. La información faltante o inconsistente puede ser marcada para su revisión por un profesional.
• Las universidades están clasificando automáticamente las transcripciones y los registros de los estudiantes, acelerando los tiempos de procesamiento y mejorando la precisión del archivo.

La IA ya no solo hace que los flujos de trabajo sean más rápidos, sino que los hace más inteligentes y adaptables para que puedan satisfacer necesidades complejas de cumplimiento y gestión de contenido.

La adopción vertical gana terreno

Gracias al afán de eficiencia y a la mayor disponibilidad de funciones y tecnologías de IA, la adopción de esta se ha acelerado en una amplia variedad de sectores. Los responsables de TI adoptan cada vez más la IA y la integran en las herramientas que ya utilizan (p. ej., impresoras multifunción, sistemas en la nube y plataformas de gestión documental). Por ejemplo:

• Los proveedores de atención médica utilizan IA para digitalizar los formularios de admisión, detectar datos confidenciales e introducir información en los sistemas de Historia Clínica Electrónica (HCE) con mayor precisión. Estas mejoras ayudan a reducir la carga administrativa y, al mismo tiempo, a mejorar el cumplimiento normativo.
• Los servicios financieros y las instituciones bancarias están automatizando tareas laboriosas como el procesamiento de préstamos, la verificación de identidad y los informes regulatorios. La IA garantiza que el contenido sensible se procese con rapidez y precisión sin introducir riesgos adicionales.
• En el sector de seguros, la IA está optimizando la suscripción y el procesamiento de siniestros. Al integrar la IA documental con dispositivos de impresión y captura conectados a la nube, las aseguradoras pueden reducir su dependencia de la entrada manual para agilizar la toma de decisiones.
• Los bufetes de abogados utilizan IA para clasificar automáticamente archivos, redactar contenido confidencial y aplicar convenciones de nomenclatura uniformes. Esto reduce el tiempo administrativo y libera tiempo del personal para que pueda centrarse más en la atención al cliente y el análisis.
• Con personal limitado y cargas de trabajo administrativas crecientes, las escuelas están usando IA para automatizar el mantenimiento de registros, administrar el uso de la impresión y proteger la privacidad de los estudiantes a través de soluciones de gestión de impresión seguras basadas en la nube.
• Los sectores manufacturero y logístico se benefician de la IA, que permite leer, clasificar y almacenar notas de entrega, listas de empaque y registros de inspección. Las impresoras multifunción inteligentes en campo actúan como acceso a los flujos de trabajo digitales, mejorando la visibilidad y la trazabilidad.

Desbloquear todo el potencial de la IA

A pesar del creciente interés, muchas organizaciones aún no están seguras de cómo implementar la IA en sus flujos de trabajo documentales. Si bien reconocen su potencial, a menudo carecen de una hoja de ruta clara para la integración. Esto ocurre especialmente en entornos con sistemas heredados o con estrictas exigencias de cumplimiento normativo.

Los proveedores de tecnología actuales pueden agregar valor significativo al:

• Ofrecemos soluciones de captura e impresión personalizadas impulsadas por IA que abordan los desafíos específicos de la industria y las preocupaciones regulatorias.
• Proporcionamos servicios de consultoría y habilitación, desde marcos de gobernanza y educación en IA hasta evaluación del ROI y planificación de la implementación.
• Ofrecemos paquetes integrados que combinan hardware MFP inteligente con herramientas de flujo de trabajo en la nube, motores de automatización y paneles de análisis.

Al convertirse en un proveedor de transformación estratégica en lugar de simplemente un vendedor, los proveedores de hoy pueden generar confianza y lealtad a largo plazo.

Si bien los beneficios son evidentes, la transición hacia una mayor adopción de la IA no está exenta de desafíos. Algunas organizaciones se mantienen cautelosas, y con razón. Las razones incluyen:

• Preocupaciones éticas y regulatorias, especialmente en los sectores de salud, financiero y de servicios públicos.
• Miedos al desplazamiento laboral y/o resistencia al cambio por parte de la dirección y los empleados.
• Problemas de calidad e integración de datos, incluidos formatos inconsistentes, entradas no estructuradas y sistemas aislados.

Para superar estas barreras, las soluciones de IA deben ir más allá del simple rendimiento: deben generar confianza. Esto implica crear flujos de trabajo auditables, explicables y transparentes sobre cómo se gestionan los datos y se toman las decisiones. Los proveedores deben estar preparados para apoyar a los clientes con la incorporación, la formación de usuarios, la validación de modelos y las iniciativas de prueba de concepto para que los equipos puedan pasar de ser curiosos a ser competentes en IA.

El resultado final

A medida que la IA se integra cada vez más en los sistemas empresariales cotidianos, su influencia en la experiencia del cliente (DX) se intensificará. Los entornos de trabajo modernos están evolucionando hacia la automatización inteligente, y los flujos de trabajo de impresión y documentación son un componente clave de este proceso.

La conclusión para los proveedores de tecnología es clara: ahora es el momento de reposicionar las soluciones de impresión e imagen como componentes integrales de una estrategia digital. Al combinar tecnologías avanzadas con experiencia en el sector y soporte práctico, los proveedores pueden ayudar a sus clientes a aumentar la eficiencia, mejorar el cumplimiento normativo y mantenerse a la vanguardia. En cuanto a la IA, los líderes del futuro irán más allá de vender soluciones y, en su lugar, se esforzarán por forjar alianzas.

Como analista principal en Keypoint Intelligence, Lisa Brown ha desempeñado un papel crucial en la mejora del rendimiento de los clientes, liderando proyectos de investigación dentro del grupo de consultoría y contribuyendo al equipo de servicios de asesoría. Se dedica a comprender y abordar las necesidades de los clientes, desarrollando estrategias diseñadas para maximizar su potencial. Con más de una década de experiencia en el sector de la tecnología para el entorno laboral, la Sra. Brown se destaca por ofrecer información práctica que prepara a los clientes para el éxito.