Imprenta, PrintSoftware 
junio 20, 2013

Hay una aceptación general dentro de la industria de la impresión a las implementaciones tecnológicas pobres. Lo más común es que el proveedor de tecnología tenga la mayor parte de la culpa. En la mayoría de los casos, la culpa puede dividirse en partes iguales. Todo el enfoque en implementar tecnología ha sido secuestrado por los tecnólogos, cuando en realidad se trata más acerca de las personas, el liderazgo y la gestión de cambio, que de la tecnología.

Tome cualquier plan de implementación de la tecnología y podría suponer que si todos los pasos se siguieron, el 100% de éxito estaría garantizado. El problema es que los pasos que realmente cuentan gestión del cambio, liderazgo y estrategia  no están en el documento, y las personas enviadas a implementarlos son recursos técnicos, no recursos humanos.

Defina el éxito salvaje

Sí, no sólo el éxito, el éxito salvaje. La palabra “salvaje” hace que la mayoría de la gente se ponga nerviosa. Antes de empezar CUALQUIER COSA, defina y acuerde lo que sería un resultado locamente, salvajemente deseado. Lo que va a descubrir es hasta qué punto su equipo se define por sus creencias limitantes. Ni siquiera pueden considerar el “éxito salvaje” porque su “filtro de la realidad” es tan poderoso, que les resulta absurdo siquiera considerar resultados que no encajen en su comprensión actual.

El liderazgo tiene que ayudar. Éxito salvaje no quiere decir que es imaginario o no arraigado a la realidad, significa que extiende sus creencias limitantes un poco más allá de su zona de confort.

Algunos ejemplos de gran éxito con Web2Print

• primera transacción en vivo a través del sistema (entrada de pedidos a factura) dentro de 1 mes de la compra de la tecnología.

Los vendedores pueden hacer su propia demostración de la solución dentro de 1 mes de la compra de la tecnología.

La entrada de pedidos a través del autoservicio en Internet equivale al 25% de todos los pedidos en menos de 7 meses a partir de la compra de tecnología.

Su equipo de ventas es líder con herramientas habilitadas en la red como diferenciador, porque se sienten confiados en su capacidad para ofrecer la solución en forma oportuna y confiable.

¿Quién implementa en su equipo?

Una gran cantidad de soluciones Web2Print se delegan en pre-prensa, lo cual tiene sentido. Es un grupo técnico, y ellos entienden los misterios de hacer que las cosas se impriman.

He aquí por qué creo que también necesita un recurso menos técnico, de menor destreza para la impresión en su equipo de implementación Web2Print. Sus clientes no son técnicos expertos, ni impresores expertos en su mayoría. Usted quiere tener a alguien en su organización que pueda representar fielmente a su cliente, tal vez un representante de servicio al cliente. Busque en su organización a alguien que se parezca más al USUARIO FINAL, es decir, la persona que ordena la impresión, no la persona que firma los cheques.

Porque Web2Print se vende como mejora de procesos de negocio, a los impresores se les dice con frecuencia que Web2Print reducirá sus costos laborales. Esto puede ser cierto; sin embargo, el problema con esta afirmación es que nubla la necesidad real de la propiedad dedicada a poner el proyecto en marcha. El vendedor no va a implementarla en su lugar. Ellos no pueden poseerla, su equipo es quien debe. Las habilidades requeridas para esta propiedad, son más de liderazgo y de negocios que habilidades técnicas.

Mantenga la perspectiva del cliente en máxima prioridad

Recuerde, Web2Print es principalmente para sus clientes, no para usted. No se trata de usted, de su flujo de trabajo o de sus preferencias, porque el único camino hacia el éxito con Web2Print es a través de la adopción masiva por parte de sus clientes. El único aspecto que mata al éxito del proyecto cada vez es la falta de adopción de los clientes; por lo tanto, es fundamental que mantenga la perspectiva del cliente en máxima prioridad en todo momento.

¿Cómo se mantiene la perspectiva del cliente en frente y al centro? La respuesta más fácil y más obvia sería involucrarlo en el proceso. Encuentre un cliente que esté dispuesto a darle un vistazo a su proceso de pedido y él le dará retroalimentación. Pruebe el proceso de compra con otras personas en su vida que no sean expertos en impresión

Web2Print está destinado a proporcionar beneficios para el cliente. Esto significa que tiene que ser más fácil y más conveniente que ordenar con servicio completo. En cada decisión, pregúntese a sí mismo y a su equipo, “¿Cómo afecta esto al cliente?”, en cada decisión de características funciones determine cómo estas agregan valor a la experiencia del cliente.

Debido a que las tecnologías Web2Print se venden a impresores, la atención se centra en lo que es bueno para ellos, y no en lo que es bueno para los clientes del impresor. Es su trabajo para mantener la atención donde debe estar, en el cliente.

Materialícelo rápido

Obtenga una transacción real de un cliente real, que envíe un trabajo de impresión real que se imprima por un operador real, en una máquina real y reciba una factura real. Entre a la REALIDAD. ¿Por qué? Porque hasta que atraviese una transacción real, no sabrá lo que le impide hacer un lanzamiento completo. Todo lo que tiene son teorías. Los problemas teóricos lo distraen de los verdaderos obstáculos que están bloqueando el lanzamiento completo, y típicamente éstos no se dejan ver hasta que una transacción real haga el viaje (o intente hacerlo) de la entrada de pedidos a facturación.

La implementación es una parte pequeña pero esencial para la sociedad a largo plazo, este es el momento para conectarse directamente con los expertos de su proveedor, NO LO DESPERDICIE. Esta es la razón por la cual el tiempo de la compra es muy importante. Compre la solución cuando esté listo. El vendedor siempre va a querer vender ahora, pero asegúrese de que sus patos están en fila antes de apuntarse, porque su éxito a largo plazo con la solución es a menudo determinado durante la fase de implementación.

Abrirle una nueva puerta a su negocio es 25% tecnología y 75% personas. No deje que nadie le diga que estas cosas funcionan por sí mismas. Por su parte es necesario el liderazgo (probablemente consagrado, en un primer momento) para despegar.

¿Por qué Piloto?

Un piloto es una prueba, una manera de probar o refutar sus hipótesis y teorías en un entorno real. El nuevo libro de Jim Collins, Great by Choice: Incertidumbre, Caos, y suerte Por qué algunos prosperan a pesar de todos (2011, Harper Business), ofrece excelentes consejos sobre cómo obtener datos empíricos a través de pequeñas inversiones él las llama “balas” antes de gastar una gran cantidad de sus recursos en proyectos grandes los llama “balas de cañónEste es un gran consejo para los impresores que se están moviendo en el espacio online. No dispare una bala de cañón en primer lugar. No invierta en un sistema complejo enorme, inicie con miles de productos, y pase dos años en implementación. Dispare una serie de balas en primero, y ponga a prueba sus hipótesis con datos empíricos reales. Pruebe el modelo de suscripción, pruebe con un solo cliente, pruebe con algunos productos, aprender sobre análisis web, supervise la actividad y la adopción del usuario, aclare y repita con lo que ya ha aprendido.

Las balas son baratas, se puede disparar un montón de ellas.

Las balas de cañón son caras, sólo podría llegar a disparar una que no funciona.

Top 3 de razones para hacer pruebas piloto:

1. Proporcionan contexto completo

Todo el mundo se entera de cómo la solución afectará al flujo general de trabajo.

2. Destapa obstáculos críticos

Mueva un trabajo desde la entrada de pedidos hasta facturación, y encontrará lo que realmente le impide despegar.

3. El acceso a la retroalimentación de los clientes

La solución Web2Print sólo funciona cuando los clientes ponen sus manos sobre él y averiguan dónde o si se quedan atascados.

Póngalo en marcha

Gastó el dinero. Pasó el tiempo del ciclo de ventas. ¿Por qué tarda tanto tiempo para obtener el retorno de la inversión que sólo puede ser obtenida de la implementación completa y de la ADOPCIÓN de la solución a través de su organización?

Hay muchas razones para implementaciones lentas. No hay necesidad de enumerar todos los problemas aquí – la mayoría de ellos cae en la categoría “excusas” de todos modos.

Qué pasaría si cambiara el objetivo de soñar con una lista amplia de todo lo que se debe hacer, por una estrategia que le pregunte: “¿Cuál es el menor número de pasos necesarios para llegar a una transacción exitosa?”. En vez de buscarlo todo, encuentre el camino más sencillo.

No estoy diciendo que tire su lista exhaustiva a la basura. Pero en realidad no va a hacerlo todo, ningún proyecto lo hace. Entonces,  por qué centrarse en la construcción de una lista exhaustiva de todo, cuando lo único que va a hacer es capturar una gran cantidad de trabajo que va a quedar fuera. (¿Se imagina cómo va a quedar usted  entregándole menos a las personas que hicieron los cheques?).

La estrategia de la lista monstruosa es abrumadora y hace que el proyecto esté en un estado constante de menor entrega. Una aproximación de trayectoria mínima dispone al proyecto a llegar al estado de realización lo más rápidamente posible con priorización señalada. Hasta que obtenga una transacción real a través de un sistema, la priorización no es más que teoría. Hacerlo en la realidad es la mejor manera para que sus prioridades se revelen.

Este enfoque es una combinación de varias ideas diferentes. El producto menos viable o PMV está en el mundo del software web 2.0 y afirma que usted debe enviar su producto de software nuevo tan rápido como pueda, ya que, admítalo, usted no tiene ni idea de cómo van a usarlo sus clientes realmente o de lo que quieren realmente. Llegue a esa “etapa de realimentación real” tan pronto como sea posible.

David Allen escribe sobre la gestión de proyectos en Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (2002, Penguin). Allen dice que los proyectos deben ser gestionados desde el objetivo hacia atrás. Por ejemplo, si su objetivo es la utilización del nuevo sistema de impresión MIS para hacer funcionar su negocio, pregúntese luego, ¿cuál es la siguiente acción más importante que puedo tomar para acercarme a ese objetivo?

Por último, hay ideas de Seth Godin en torno a la “Entrega”, que creo que son geniales porque él se refiere a lo que realmente nos impide ir más allá de los desafíos teóricos miedo al cambio. Es tan fácil crear razones para posponer las acciones con una nueva solución de software. ¡El software es un ambiente rico en motivos para las excusas!, el miedo al cambio es el impedimento real para la mayoría de los proyectos.

Nos sentimos cómodos con lo que sabemos y hacemos hoy, e incómodos con nuevos procesos que nos obligan a salir de nuestra zona de confort, incluso si esta ofrece un valor significativo. No subestime el poder del miedo para ser la causa subyacente de los lanzamientos retrasados. Se está escondiendo bajo la lista de 44 cambios que necesita hacer antes de que la solución pueda ser puesta en marcha.

Los errores de ejecución y correcciones

ERROR # 1: La falta de adopción de los usuarios

Ya ha hecho el trato, y ha implementado la solución B2B con portal privado, pero hay muy poco tráfico en el sitio a pesar de que usted ha hecho una oferta de acuerdo a la base de volúmenes que su cliente cotizó. Entienda que incluso en los portales empresariales, la solución tiene que ser promovida con el fin de impulsar la adopción.

Traiga el tema de la promoción del sitio al proceso de venta. Pregúntele a su cliente ¿Cómo los usuarios encontrarán los servicios?, ¿Habrá un enlace en su intranet cerca de donde ellos adquieren otros productos y servicios?, ¿Se puede integrar el inicio de sesión para que los usuarios no tengan que registrarse

ARRÉGLELO: La falta de adopción de los usuarios

Reduzca el número de pasos para el comprador: Por cada campo que agregue a un formulario para usuario de comercio electrónico, su conversión cae un 20%. La mejor forma de hacer crecer la adopción de soluciones Web2Print es disminuir el número de pasos entre el usuario y la transacción.

Si ha desplegado un portal B2B privado para un cliente, camine a través del flujo de trabajo desde la perspectiva de su cliente. Esto puede requerir que usted vaya a su sitio en internet y experimente la solución desde el interior de la red de él. ¿Hay un enlace a su producto en la intranet de la empresa donde los empleados puedan buscar servicios impresos?

Una vez ellos lo encuentran, ¿Su solución requiere que el usuario se registre con usted o usted se ha integrado con sus sistemas de autenticación para eliminar ese paso para el usuario? Cuente el número de pasos que un usuario tiene que tomar para hacer una orden de su producto Web2Print. ¿Qué pasos puede quitar?

Incentive a sus empleados del punto de venta para convertir a los usuarios: Después de haber puesto en marcha la solución Web2Print, algunos clientes seguirán presentando el trabajo a través de e-mail y protocolo de transferencia de archivos. Cree un plan para dirigirse a estos clientes de una manera que les venda el valor de la solución Web2Print. Para ello es necesario que su equipo actúe como evangelistas de la tecnología. Si no creen en ella, nunca van a convencer.

Dado que Web2Print es una alternativa de auto-servicio para los procesos manuales de pedido, no subestime la reacción común de “esto va a eliminar la necesidad de mi trabajo”. Aborde esta preocupación por adelantado con sus empleados y asegúrese de que saben que la adopción de la solución Web2Print es fundamental para su estrategia en línea y para la salud de todo el negocio.

Establezca metas y seguimiento de los progresos abiertamente: Haga equipo con su cliente y establezca objetivos para la adopción de los usuarios de la nueva herramienta. Haga un seguimiento de las métricas abiertamente con su equipo y su cliente. El dicho “lo que se mide se hace” no podría ser más acertado para las soluciones Web2Print.

Si se implementa el sistema y nadie lo usa y a nadie parece importarle, no sólo ha perdido el tiempo y el dinero, pero también ha perdido imagen con sus clientes y sus empleados. Si se construye, ellos vendrán, ¡no se aplica aquí! Usted y su cliente tienen que tomar un papel activo en el impulso de la adopción de este sitio con el fin de lograr la rentabilidad real de la inversión.

ERROR # 2: Falta de Recursos

El lanzamiento de una solución Web2Print es un gran proyecto, hay que dotarlo de personal para el éxito. Este personal debe incluir un claro líder de su lado, que sea a la vez responsable e incentivado por los objetivos de negocio que ha creado en su estrategia online. No le dé al proyecto Web2Print a su mejor empleado, que ya tiene tres empleos a tiempo completo. Este requiere atención dedicada fuera de la puerta.

Web2Print es un cambio fundamental en la forma de hacer negocios, no es un evento de compras de una sola vez. El vendedor simplemente proporciona la tecnología para habilitar SU ESTRATEGIA EN LÍNEA. Los vendedores no están ahí para crear, gestionar o ejecutar su estrategia online. Alguien en su frontera, y posiblemente varias personas según el tamaño de su organización, tiene que convertirse en experto en la tecnología facilitadora para que ellos puedan usarlo para ejecutar su estrategia online.

Cuando la gente de ventas de Web2Print le diga que Web2Print reducirá sus costos laborales, quieren decir que este es un objetivo a largo plazo de la automatización en general. En el corto plazo, se necesitan personas calificadas para ejecutar su estrategia online.

ARRÉGLELO: Falta de Recursos

Haga del comercio electrónico una prioridad en su negocio y dele recursos calificados y dedicados (por lo menos para despegar). Cree un programa de incentivos que otorgue la responsabilidad clara (propiedad), la responsabilidad y el tiempo para que esto ocurra. Si esto parece imposible en sus arreglos actuales de personal, es bastante fácil segmentar las responsabilidades dentro de la estrategia de comercio electrónico y delegarlas a varias personas en su organización. Asegúrese de establecer una reunión semanal para facilitar la colaboración, ya que todas las piezas tienen que trabajar juntas.

ERROR # 3: Demasiado enfoque en la producción

Su negocio en línea se trata de cambiar la forma de interactuar con sus clientes, no deje que el proyecto sea retenido por las necesidades de producción. Web2Print tiene que tratarse de la prestación más fácil, más conveniente y más competitiva de soluciones de entrada de pedidos para sus clientes. Su solución Web2Print también debe ser una herramienta importante para que su equipo de ventas haga nuevos negocios. A los clientes no les importa cómo esta solución le hace más fácil su tarea como impresor. Los clientes se preocupan por ahorrar tiempo y conseguir lo que pidieron cuando lo pidieron.

ARRÉGLELO: Demasiado enfoque en la producción

Tenga la perspectiva del cliente en su más alta prioridad. Impulse sus decisiones de negocio basadas en métricas de clientes, en cómo el cliente está utilizando el sitio, donde se están atascando, las tendencias de los usuarios y del uso – estos son los datos que deben determinar cómo y cuándo utilizar los recursos para mejorar la solución.

ERROR # 4: Parálisis de configuración 

La parálisis de configuración es cuando uno o más miembros del equipo dice: “Vamos a cambiar esto último antes de que avancemos”, y luego otra cosa más, y luego otra. Y ahora usted ha tenido la solución durante doce meses y ni un solo cliente ha realizado un pedido. Obviamente, hay algunas buenas razones para “ajustar” antes de lanzar algo nuevo a sus clientes (por ejemplo, la precisión en la fijación de precios, o el acceso a las herramientas para corregir archivos), pero los retrasos interminables enmascaran un problema más profundo – la gente tiene miedo de abrir una puerta nueva a su negocio.

ARRÉGLELO: Parálisis de configuración 

Una vez haya tomado la decisión sobre un vendedor, no de marcha atrás, y no trate de configurar la solución seleccionada en una amalgama de todas las soluciones que vimos durante la fase de selección de proveedores. Haga que la solución funcione. No va a ser perfecta; no hay una solución perfecta aquí. Póngala en marcha. Demasiadas soluciones Web2Print están en etapas de configuración perpetuas. No va a conseguir que su inversión retorne configurando la solución, de hecho, mientras está jugando con ella antes de abrir realmente a las transacciones de verdad, se está consumiendo su futuro retorno de inversión. No es necesario pensar en cada excepción concebible, usted está automatizando las cosas fáciles, así que puede manejar las excepciones manualmente.

Traducción y publicación en http://www.grafix.com.co con autorización de Web2print.

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