Software 
marzo 16, 2022

Compra de nuevo software de impresión

Tiene mucho bajo su control cuando se trata de elegir el paquete de software de impresión adecuado para su empresa. No tiene nada que ver con contar características. Tiene mucho que ver con su enfoque para interactuar con el proveedor, aprender de otros impresores que ya tienen la solución y elegir sabiamente a su equipo.

por Jennifer Matt
Publicado: 16 de marzo de 2022

Existe este baile que hacen los compradores y vendedores, a menudo denominado “el proceso de ventas” por los vendedores. Puede ser el proceso más extraño y más difícil de evaluar sobre una base racional/lógica. Invertir las ganancias obtenidas con tanto esfuerzo en nuevas soluciones de software potenciales es un proceso optimista. La mayoría de los empresarios son optimistas. A los dueños de negocios generalmente les gusta esta parte de su trabajo. Mirando hacia el futuro, proyectando sus necesidades e invirtiendo para construir/escalar su negocio. En el negocio de la impresión, hay mucho más amor por invertir en equipos de producción que por invertir en software.

La compra de nuevo software es un campo minado de desafíos. De alguna manera, ponemos demasiado énfasis en la selección de la” solución perfecta” y demasiado poco énfasis en el cambio requerido de los humanos que trabajan en su negocio para adaptarse al nuevo software. Los vendedores de software tienen la ventaja de poder vender una “visión” de su negocio experimentando mágicamente el pleno retorno del potencial del software. Tienen al menos un cliente que ha obtenido todos los beneficios del software. El proceso por el que pasó el cliente nunca se cuenta en detalle, porque revelaría cuánto depende de los esfuerzos de los propios impresores alcanzar el máximo potencial del software.

Queremos que la compra de software resuelva nuestros desafíos comerciales. Comprar no resuelve los desafíos. Al igual que comprar equipos de ejercicio para el gimnasio de tu casa no te hace estar más en forma. Comprar es la parte fácil. Pero todavía hay algunas consideraciones muy importantes a tener en cuenta al comprar software para su negocio. Consideraría las siguientes tres prioridades como clave para tomar buenas decisiones de software de impresión.

NÚMERO 1: USTED (el comprador) debe impulsar el proceso de venta.
Usted está comprando el software. El software es para su negocio. No se deje llevar por un proceso de ventas genérico. Así es como ocurren la mayoría de las ventas. Expresas un vago interés porque crees que mantener estratégicamente tus cartas cerca de tu cofre será una ventaja. Las necesidades de su negocio son el factor más importante en el proceso. Si no tiene claras las necesidades de su negocio o las tiene claras y no las comparte con el proveedor, hay muchas más posibilidades de que termine con una solución que no se adapte bien a su negocio.

Una de las cosas más comunes que escucho es una decisión general de que su software actual ya no funciona para usted y hay una decisión genérica de buscar otra cosa. Todo el asunto no es muy específico o claro. es vago ¿Qué no está funcionando específicamente? ¿No funciona porque su proceso nunca se ajustó para funcionar correctamente con el software o no funciona porque su negocio ha crecido en una dirección que no está debidamente respaldada dentro del paquete de software? He visto grandes errores suceder aquí. Los impresores se sienten frustrados porque su solución actual no es compatible con una nueva oferta de productos tan bien como sus ofertas de productos estándar, por ejemplo, recientemente han invertido mucho en formato ancho. Luego van en busca de conjuntos de características de formato ancho, ignorando el hecho de que el 80% de su negocio todavía está en litografía y digital de hojas sueltas.

Impulsar el proceso de ventas significa que el primer paso que debe dar es organizarse. Esta NO es una lista exhaustiva de características. Odio las listas de características. Las características están en las malas hierbas. Debe poder describir su negocio de una manera muy reflexiva para que los proveedores puedan responder a sus necesidades. Su trabajo en el proceso de ventas es describir su negocio y sus desafíos. El trabajo del vendedor es demostrarle que su solución coincida con sus desafíos. No quieres ser raro. No quieres ser especial. No quieres se runa excepción. Desea ser un cliente muy “normal/estándar” para el proveedor. Si su solución funciona mejor en pequeñas y medianas empresas de impresión comercial y se ajusta a su negocio, querrá estar allí. Todo el mundo piensa que su negocio es único. Tu negocio es único, tienes tus propios clientes, tus propios empleados, tus propias relaciones. Y los desafíos de su negocio coinciden con un patrón de otros negocios. Quiere comprar la solución donde los otros clientes que la usan se parecen mucho a usted.

Impulsar el proceso de ventas comienza con una categorización adecuada de su negocio para que pueda evaluar si el proveedor actualmente atiende negocios como el suyo. He visto empresas de impresión que compran soluciones que se fabricaron principalmente para las etiquetas y el espacio de embalaje cuando son talleres de litografía de hojas sueltas. No salió bien. He visto empresas más pequeñas con tiradas cortas que compran soluciones que se hicieron para impresoras de tamaño empresarial con tiradas largas o rotativas. No salió bien.  He visto organizaciones que compran soluciones que tenían características sofisticadas para campañas de medios cruzados cuando el negocio principal de la impresora era la impresión de oficina digital de tiradas cortas. No salió bien.

Número 2: hable con otros clientes
Puede pensar en otras impresoras como sus competidores, pero cuando se trata de software de impresión, también son sus socios como usuarios comunes de las mismas plataformas. Siempre hay una lista de “referencias” proporcionada por el proveedor. Estos han sido cuidadosamente seleccionados y probablemente le dirán solo las cosas buenas sobre la aplicación. Aquí es donde la creación de redes y la colaboración realmente valen la pena. Encuentre otras impresoras como usted que no sean sus competidores directos que estén usando el sistema antes de comprarlo. ¡No se limite a hablar con los propietarios o la gerencia!

Si se está decidiendo por una herramienta de automatización de preimpresión, hable con el gerente de preimpresión. Si se está decidiendo por un sistema web-to-print, hable con la persona que administra ese sistema. Si se está decidiendo por un MIS/ERP de impresión, hable tanto con el propietario como con el administrador. Encontrar otras empresas como la suya que ya hayan pasado por el proceso de implementación y hayan desarrollado alguna competencia interna en la aplicación es una mina de oro para su proceso de toma de decisiones. No olvide preguntar sobre la experiencia de soporte con el proveedor.

Puede hacer y obtener respuestas a preguntas que el equipo de ventas del proveedor simplemente no puede responder. No saben con precisión cuánto esfuerzo se necesita para que el sistema se implemente o se adopte ampliamente. Necesita escuchar eso de personas como usted que trabajan en empresas como la suya y que lo han hecho antes. Si se toma el tiempo para construir relaciones en este punto, puede continuar colaborando con estas otras impresoras a medida que avanza en el viaje de implementación y adopción.

Número 3: elige tu equipo con cuidado
El error número uno que cometen las personas al implementar un nuevo software de impresión es asumir que es una pieza de software, la implementación pertenece a TI o a su equipo técnico. no lo hace El software no es un proyecto para TI. El software es un proyecto para las personas que van a utilizar el sistema todos los días. El trabajo de TI generalmente se limita a asegurarse de que esté alojado de forma segura y permanezca en funcionamiento. Esto significa que si está implementando un MIS/ERP de impresión, el líder de la implementación probablemente sea su líder de operaciones. Esta persona tiene la responsabilidad general en todas las operaciones y, por lo tanto, administra el equipo que se verá más afectado por el nuevo sistema. Un MIS/ERP de impresión es literalmente cientos de decisiones operativas, de las cuales solo unas pocas pertenecen a TI.

Su equipo también es el equipo que hará o romperá el proceso de gestión del cambio. Por gestión del cambio me refiero a enfrentar y superar la resistencia al cambio. Sucede en todas las organizaciones. En su mayor parte a los humanos no les gusta el cambio. Cuando cambias las cosas, las personas que se sentían expertas de repente se sienten nuevamente como principiantes. No a mucha gente le gusta esa sensación de principiante, especialmente si tienes más de 50 años.

Las tres consideraciones principales al invertir en software nuevo no tienen nada que ver con los conjuntos de funciones. Se trata de su enfoque del proceso y las cosas que puede controlar. La verdadera diferenciación en el software de impresión radica en la forma en que lo implementa, la forma en que su equipo lo adopta y la relación que desarrolla con el proveedor. Todas esas cosas están sólidamente bajo tu control.

Referencia: Compra de nuevo software de impresión

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